Assistente Administrativo Comercial

Missão do Cargo:
Atuar no suporte operacional e administrativo da área comercial, garantindo a fluidez e a organização dos processos de vendas, desde a conferência de pedidos até o acompanhamento de clientes e a gestão de parceiros, contribuindo para a eficiência e o alcance das metas do departamento.

Atividades:

Conferência e Processamento de Pedidos:
• Conferir diariamente os pedidos recebidos no sistema;
• Monitorar e garantir que todos os pedidos estejam assinados digitalmente dentro do prazo de 24 horas, realizando a • cobrança de assinatura junto ao comprador, se necessário;
• Acompanhar pedidos em aberto e realizar a cobrança de pagamento após 24 horas do período estipulado;
• Conferir previsões de entrega junto a fornecedores e produção;
• Conferir o envio de amostras e a assinatura dos termos de responsabilidade (painéis com velcro, espuma pintada, etc.).

Emitir etiquetas para o envio de amostras:
• Receber documentação do cliente e enviar para análise de faturamento, consultando a política de faturamento;
• Conferir e adicionar a tag de DIFAL, quando aplicável .

Logística e Cotação de Fretes:
• Realizar cotações de fretes com transportadoras homologadas e preencher a planilha de cotação de fretes;
• Homologar e cadastrar pelo menos 2 novas transportadoras por mês;
• Gerir estrategicamente o relacionamento e negociação com as transportadoras, buscando agilidade e condições comerciais competitivas;
• Realizar o agendamento de retirada no Portal (enviando a informação ao SAC).

Relacionamento e Atendimento ao Cliente:
• Realizar follow-up com clientes sobre orçamentos, pedidos ou dúvidas;
• Garantir a gestão do rodízio de atendimento/comercial para correta distribuição de clientes;
• Monitorar e contatar clientes com “carrinho abandonado” para incentivo à compra;
• Responder clientes em, no mínimo, 5 minutos e, no máximo, 30 minutos durante o expediente;
• Atualizar o sistema/CRM imediatamente após qualquer interação com o cliente, garantindo a rastreabilidade de todas as etapas do pedido.

Relatórios e Análises:
• Elaborar relatórios mensais de propostas perdidas, materiais e clientes recorrentes;
• Analisar as principais perdas de propostas (fretes, materiais) e manter o controle atualizado para decisões estratégicas (relatórios diários e semanais);
• Realizar contatos e follow-ups baseados nos relatórios para retenção e reativação de clientes;
• Realizar análise de transportadoras, principais regiões, formas de pagamento e rastreio.

Suporte a Representação Comercial e Parceiros:
• Organizar a agenda de reuniões semanais e mensais junto à gestão e enviar convites aos representantes;
• Consolidar e levantar os valores das propostas semanais de representação;
• Apoiar o fechamento de 3 novos representantes por mês, conforme estratégia definida;
• Cadastrar e estruturar a entrada de 3 novos prestadores de serviços por mês (priorizando SC, MG e ES);
• Fomentar e formalizar até 4 novas parcerias mensais (arquitetos e demais parceiros);
• Receber a documentação de representantes, parceiros e prestadores de serviços; elaborar contratos, encaminhar para assinatura e manter o controle atualizado;
• Estruturar pastas com documentações e manter planilhas atualizadas com contatos e regiões de atuação;
• Atuar no desenvolvimento de estratégias de expansão, em conjunto com a gestão.