Assistente Administrativo Comercial

Missão do Cargo:
Atuar no suporte operacional e administrativo da área comercial, garantindo a fluidez e a organização dos processos de vendas, desde a conferência de pedidos até o acompanhamento de clientes e a gestão de parceiros, contribuindo para a eficiência e o alcance das metas do departamento.

Atividades principais:
Conferência e Processamento de Pedidos
Conferir diariamente os pedidos recebidos no sistema.
Monitorar e garantir que todos os pedidos estejam assinados digitalmente dentro do prazo de 24 horas, realizando a cobrança de assinatura junto ao comprador, se necessário.
Acompanhar pedidos em aberto e realizar a cobrança de pagamento após 24 horas do período estipulado.
Conferir previsões de entrega junto a fornecedores e produção.
Conferir o envio de amostras e a assinatura dos termos de responsabilidade (painéis com velcro, espuma pintada, etc.).
Emitir etiquetas para o envio de amostras.
Receber documentação do cliente e enviar para análise de faturamento, consultando a política de faturamento.
• Conferir e adicionar a tag de DIFAL, quando aplicável.

Logística e Cotação de Fretes
• Realizar cotações de fretes com transportadoras homologadas e preencher a planilha de cotação de fretes.
• Homologar e cadastrar pelo menos 2 novas transportadoras por mês.
• Gerir estrategicamente o relacionamento e negociação com as transportadoras, buscando agilidade e condições comerciais competitivas.
• Realizar o agendamento de retirada no Portal (enviando a informação ao SAC).

Relacionamento e Atendimento ao Cliente
• Realizar follow-up com clientes sobre orçamentos, pedidos ou dúvidas.
• Garantir a gestão do rodízio de atendimento/comercial para correta distribuição de clientes.
• Monitorar e contatar clientes com “carrinho abandonado” para incentivo à compra.
• Responder clientes em, no mínimo, 5 minutos e, no máximo, 30 minutos durante o expediente.
• Atualizar o sistema/CRM imediatamente após qualquer interação com o cliente, garantindo a rastreabilidade de todas as etapas do pedido.

Relatórios e Análises
• Elaborar relatórios mensais de propostas perdidas, materiais e clientes recorrentes.
• Analisar as principais perdas de propostas (fretes, materiais) e manter o controle atualizado para decisões estratégicas (relatórios diários e semanais).
• Realizar contatos e follow-ups baseados nos relatórios para retenção e reativação de clientes.
• Realizar análise de transportadoras, principais regiões, formas de pagamento e rastreio.

Suporte a Representação Comercial e Parceiros
• Organizar a agenda de reuniões semanais e mensais junto à gestão e enviar convites aos representantes.
• Consolidar e levantar os valores das propostas semanais de representação.
• Apoiar o fechamento de 3 novos representantes por mês, conforme estratégia definida.
• Cadastrar e estruturar a entrada de 3 novos prestadores de serviços por mês (priorizando SC, MG e ES).
• Fomentar e formalizar até 4 novas parcerias mensais (arquitetos e demais parceiros).
• Receber a documentação de representantes, parceiros e prestadores de serviços; elaborar contratos, encaminhar para assinatura e manter o controle atualizado.
• Estruturar pastas com documentações e manter planilhas atualizadas com contatos e regiões de atuação.
• Atuar no desenvolvimento de estratégias de expansão, em conjunto com a gestão.