Assistente Administrativo-São José Dos Campos – Sp

Principais atividades:
Inspeciona o estado de conservação do prédio, avaliando a necessidade de manutenções corretivas ou de conservação;
Elabora o orçamento anual dos custos de manutenção;
Fiscaliza as atividades relacionadas à (Manutenção Predial, Higiene & Limpeza, Portaria patrominial, Estacionamento e Jardinagem);
Realiza cotações e contratações de prestação de serviço após a aprovação da Administração Geral.
Controla todo acervo documental composto de Alvará Sanitário, Alvará Municipal, Cadastramento de CNES empresarial, Conselhos de Classe, Certidões Municipais, Estaduais e Federais;
Salvaguarda as plantas baixas do prédio e de projetos realizados;
Efetua apuração de registros de ponto através de sistema de ponto eletrônico;
Envia a planilha com todos os proventos e descontos para confecção da folha de pagamento pelo escritório externo de contabilidade;
Confere Folha de Pagamento enviada pela contabilidade, solicitando possíveis correções;
Arquiva eletronicamente as informações de Folha de Pagamento, Holerites e encargos;
Imprime relatório de Líquido salarial a receber, e demais guias de impostos da Folha de Pagamento, e entrega para o setor Financeiro programar os pagamentos no banco;
Apura e efetua a compra vale transporte, vale alimentação e vale refeição, conforme procedimentos internos, e envia os boletos para o setor Financeiro;
Efetua inclusões, exclusões em planos de saúde médicos e odontológicos;
Preenche e colhe as assinaturas dos funcionários nos formulários do CNES;
Imprime o envelope com o nome de cada colaborador, anexando os holerites de pagamento que são enviados pelo escritório de contabilidade, e entrega aos colaboradores;
Mantém o arquivo físico de documentos ativo e inativo organizado;
Controla em planilhas o lançamento de dados de Absenteísmo, Acidentes do Trabalho, Hora Extra, Rotatividade e Treinamento e Desenvolvimento;
Mantém o cadastro de funcionários sempre atualizado;
Mantém a planilha de controle anual de Férias atualizada;
Envia por e-mail as informações de férias ao escritório de contabilidade;
Envia por e-mail as informações de Rescisão ao escritório de contabilidade;
Confere cálculos de Férias e Rescisões e envia ao financeiro para pagamento;
Solicita via e-mail o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) para empresa de consultoria externo de Medicina do Trabalho;
Separa toda documentação demissional para homologação com o ex-funcionário;
Separa documentos para enviar ao escritório Jurídico, em caso de processos trabalhistas;
Confere toda documentação para admissão do novo funcionário e envia para contabilidade;
Recebe via e-mail os documentos admissionais e providência a assinatura do funcionário;
Efetua processos de Recrutamento e Seleção de vagas operacionais;
Efetua o processo de Integração Organizacional dos novos funcionários;
Controla junto a empresa de consultoria externa de medicina do trabalho os Exames Periódicos e complementares observando os prazos de vencimento e validade;
Controla o prazo de reaplicação ou próximas doses de vacinas exigidas no PCMSO;
Controla a entrega de Uniformes e EPI’s via formulário específico;
Acompanha as atividades da CIPA e Comissão de Combate a Incêndios, bem como mantém pasta com todos os registros atualizados anualmente para possíveis auditorias;
Acompanha e Confere anualmente a elaboração do PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional);
Organiza a elaboração de eventos destinados a funcionários como festa de confraternização;