Auxiliar Administrativo Pcd-Jacarei – Sp

Suas atividades consistem em auxiliar no setor administrativo, recebendo e enviando documentos/correspondências mediante a protocolo, realizar interface com os setores internos coletando e recebendo dados e/ou informações para Diretoria, realizar atendimento telefônico destinado ao setor e repassando aos respectivos responsáveis, digitalizar e organizar arquivos e documentos diversos, emitir relatórios, memorandos, ouvidoria e ofícios e encaminha-los para os setores afins, garantindo o controle dos mesmos no setor, organizar e manter registro da agenda da Diretoria dispondo horários para reuniões quando solicitado, controlar fluxo de utilização da sala de reunião mediante a agendamento e garantir a organização e limpeza da sala de reunião realizando interface com o setor de Hotelaria, realizar controle de atas de reunião, listas de presença e planos de ações arquivando e redigindo quando solicitado pela gestão, enviar e receber malotes de documentos via motoboy bem como realizar entrega de documentos junto à Cartórios e Secretária Municipal de Saúde (SMS) quando solicitado, executa outras atividades relacionadas ao cargo a critério da coordenação.

Receber ligações telefônicas destinadas a sua área, filtrando os assuntos e encaminhando a ligação conforme a disponibilidade da pessoa procurada, dando a solução mais apropriada em cada caso.
Efetuar ligações externas e internas, transferindo para o solicitante ou transmitindo o recado quando necessário.
Redigir e controlar correspondências, memorando, ofícios, ouvidoria, tabelas, comunicados e outros documentos, bem como providenciar a reprodução e circulação dos mesmos e encaminha-los para setores afins.
Organizar e manter registros da agenda dos Diretores e Gerentes, dispondo horários de reuniões, avisando as pessoas participantes previamente sobre datas e horários.
Atender ao publico interno e externo (auditores, visitantes etc), identificando os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o encaminhamento aos respectivos setores da empresa.
Receber documentos/correspondências enviadas, analisando seu teor, triando e submetendo a entrega aos receptivos responsáveis do setor.
Realizar atividades administrativas, redigir, digitalizar, organizar e armazenar documentos e registros estabelecendo rotinas de documentos, banco de dados pertinentes ao setor.