Emprego de Assistente Administrativo I em São José dos Campos
Emprego ASSISTENTE ADMINISTRATIVO I - São José dos Campos - SP
📅 Vaga Publicada
🏢 EmpresaConfidencial
👥 Quantidade de Vaga(s) 1
✅ Atividades
<p>Atendimento ao Público e Telefônico:<br />
Atender e recepcionar visitantes, clientes e fornecedores, prestando informações ou encaminhando para o setor ou pessoa responsável, mantendo uma postura profissional e cortês, garantindo que a imagem da empresa seja bem representada.<br />
Gerenciar o email e WhatsApp, responder e dar respaldo necessário aos setores envolvidos.<br />
Organização de Documentos e Arquivos:<br />
Responsável pela classificação, organização e arquivamento de documentos em geral (físicos e digitais), como contratos, notas fiscais, relatórios e correspondências.<br />
Manter atualizados os arquivos de documentação da empresa, facilitando o acesso e consulta pelos os setores.<br />
Monitorar prazos de vencimento de documentos e contratos, alertando a equipe responsável para possíveis renovações.<br />
Suporte nas Rotinas Administrativas:<br />
Auxiliar no controle e organização da agenda da gerência ou diretoria, agendando reuniões, compromissos e viagens.<br />
Preparar materiais de apoio, como apresentações, relatórios e planilhas, para uso da equipe de gestão em reuniões ou decisões estratégicas.<br />
Realizar orçamentos e pedidos de compra de materiais de escritório, utensílios, mobílias, maquinários e afins.<br />
Controlar e monitorar o estoque, verificando a necessidade de reposição e solicitando novos materiais sempre que necessário com autorização prévia da diretoria.<br />
Manter planilha de estoque atualizada bem como de bens patrimoniais.<br />
Suporte no setor de Logística<br />
Auxiliar no contato com os parceiros logísticos para agendar coletas e entregas de mercadorias, garantindo a pontualidade e eficiência no fluxo de transporte.<br />
Monitorar o status dos fretes e entregas, mantendo contato com motoristas para garantir que as entregas sejam realizadas dentro do prazo estipulado.<br />
Fazer a conferência de faturas e pagamento de fretes, notas de pedágio e estacionamento verificando a conformidade com os serviços prestados e auxiliando no controle de custos logísticos.<br />
Verificar as rotas das entregas e confirmar com gestor da área se está correto.<br />
Manter Documentação Atualizada: Organizar e atualizar os documentos de cada veículo, como licenciamento, seguros, certificados de inspeção veicular e outros documentos exigidos por lei; registrar e gerenciar notificações de multas e infrações de trânsito, verificando prazos de pagamento e comunicação com os motoristas responsáveis.<br />
Gestão de Manutenções Preventivas e Corretivas:<br />
Agendamento de Manutenções Preventivas: Coordenar, junto às oficinas mecânicas, as manutenções periódicas dos veículos, como troca de óleo, verificação de freios, alinhamento, balanceamento e revisões gerais, conforme a quilometragem ou tempo de uso.<br />
Monitoramento de Manutenção Corretiva: Acompanhar as solicitações de manutenção corretiva quando há falhas ou avarias nos veículos, assegurando que os reparos sejam realizados rapidamente para evitar paralisações na operação.<br />
Elaboração de Relatórios: Auxiliar na criação de relatórios de custo por veículo ou por frota, permitindo uma visão clara sobre os gastos com a manutenção dos carros.<br />
Controle de Despesas e Fluxo de Caixa:<br />
Realizar o controle de despesas administrativas, registrando pagamentos e recebimentos em sistemas de gestão.<br />
Auxiliar no fechamento de caixas diários, semanais e mensais, garantindo a organização e conferência de notas fiscais e recibos de pagamentos.<br />
Fazer lançamentos de compras e despesas financeiras, acompanhado todos os lançamentos de contas a pagar e a receber, mantendo os documentos necessários para auditoria e controle financeiro.</p>

📋 Requisitos
📋 Requisitos Competências e Habilidades:<br /> Organização: Capacidade de organizar e priorizar tarefas, mantendo o controle sobre múltiplas atividades ao mesmo tempo.<br /> Comunicação: Habilidade de comunicação clara e eficaz, tanto oral quanto escrita.<br /> Proatividade: Capacidade de antecipar problemas e propor soluções antes que se tornem críticos.<br /> Capacidade Analítica: Atenção aos detalhes e capacidade de revisar documentos com precisão.<br /> Trabalho em Equipe: Habilidade de colaborar de maneira eficiente com diversos departamentos e níveis hierárquicos.<br /> Flexibilidade e Adaptabilidade: Capacidade de lidar com demandas variadas e trabalhar sob pressão.<br /> <br /> <br /> <br /> REQUISITOS DE QUALIFICAÇÃO <br /> Formação Acadêmica:<br /> Ensino Médio Completo, preferencialmente com curso técnico ou superior em Administração, Gestão Empresarial, Contabilidade, Secretariado ou áreas afins.<br /> <br /> Experiência mínima de 2 anos em funções administrativas, preferencialmente em ambientes corporativos ou institucionais.<br /> <br /> <br /> <br />
🎓 Educação Superior
- Completo